업무 툴과 앱이 너무 많을 때, 어떻게 정리해야 할까요?
협업툴, 캘린더, 메모앱, 클라우드, 커뮤니케이션 툴까지
디지털 환경이 다양해질수록 사용하는 툴도 늘어나게 됩니다.
이럴 땐 단순히 줄이는 것이 아니라, 흐름을 연결해 주는 통합 전략이 필요합니다.
이번 글에서는 산재된 도구들을 효과적으로 정리하고
생산성을 높일 수 있는 실제적인 팁을 소개합니다.
첫걸음은 '기능 중복' 파악하기
비슷한 기능의 툴을 여러 개 사용하는 경우가 많습니다.
예를 들어 캘린더와 일정 앱, 노션과 메모앱, 구글드라이브와 원드라이브 등
동일한 기능이 겹치는 경우, 사용 빈도와 협업 편의성을 기준으로
하나만 남기고 나머지는 백업하거나 삭제하는 것이 효율적입니다.
모든 툴을 ‘카테고리별’로 나눠보기
툴을 정리할 때는 기능이 아니라 '역할' 중심으로 분류해야 합니다.
정보 정리, 일정 관리, 커뮤니케이션, 파일 저장, 협업 등
업무 흐름에 따라 어떤 툴이 어디에 쓰이는지를 분명히 해야
업무 간 경계가 명확해지고 툴 전환 피로도도 줄어듭니다.
카테고리 추천 툴 예시
| 정보 기록 | Notion, Obsidian |
| 일정 관리 | Google Calendar, TickTick |
| 커뮤니케이션 | Slack, Teams |
| 파일 저장 | Google Drive, Dropbox |
통합 가능한 툴로 옮겨타기
가능한 툴을 통합해 주는 툴을 활용하면 전환 비용이 줄어듭니다.
예를 들어 Notion은 메모, 프로젝트 관리, 문서 작성 등을
한 플랫폼에서 처리할 수 있어, 중복된 앱을 통합하기 좋습니다.
또한 Google Workspace는 일정, 메일, 문서까지 유기적으로 연결됩니다.
자동화 도구로 흐름 만들기
툴 간 연결을 자동화해 두면 더 이상 일일이 옮겨 적을 필요가 없습니다.
예를 들어 Gmail에 온 메일을 자동으로 Todo 앱에 등록하거나,
캘린더 일정이 슬랙 알림으로 전송되도록 설정하는 것이 그 예입니다.
Zapier, Make, IFTTT 같은 자동화 툴이 특히 유용합니다.
자동화 툴 연결 방식 장점
| Zapier | 트리거-액션 기반 | 사용 앱 다양 |
| Make | 시각적 플로우 | 복잡한 조건 가능 |
| IFTTT | 간단한 조건 설정 | 개인용 최적 |
개인 대시보드 만들기
툴을 통합적으로 보려면 ‘대시보드’ 방식이 효과적입니다.
Notion, Trello, ClickUp 같은 앱을 활용하면
일정, 할 일, 문서, 링크 등을 한 화면에 구성할 수 있어
작업의 흐름이 명확해지고 툴 간 이동도 줄어듭니다.
백업 시스템도 함께 설계해야
툴 정리에 집중하다 보면 백업을 놓치기 쉽습니다.
중앙 툴이 다운되거나 계정 문제 발생 시를 대비해
클라우드 연동, 자동 저장, 주기적 내보내기 설정 등을
함께 구성해 두는 것이 장기적인 생산성 유지에 중요합니다.
지속적으로 ‘점검’하고 업데이트하기
툴 정리는 한 번에 끝나는 것이 아니라
사용 흐름에 맞춰 3개월~6개월 단위로 점검이 필요합니다.
팀원이 늘거나, 새로운 툴이 등장하거나,
업무 구조가 달라지는 경우 다시 정비하는 루틴을
미리 설정해 두는 것이 좋습니다.
